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關于廣州市地名檔案立卷歸檔項目的比選公告

來源:廣州市民政局 發布時間:2020-03-05 18:07:35 閱讀次數:-

     根據民政部、國家檔案局關于印發《地名檔案管理辦法》的通知(民發〔2001〕176號)、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》(2011年國家檔案局9號令)以及《廣州市民政局自行采購管理辦法》(穗民〔2019〕138號)有關規定要求,我局將通過比選方式選定一家專業機構負責地名檔案立卷歸檔項目,現邀請符合條件的機構報名參加。

  一、項目名稱

  廣州市地名檔案立卷歸檔項目。

  二、項目內容

  (一)檔案接收:接收歷年地名檔案和第一次全國地名普查成果冊及地名卡片實體紙質檔案,按類別進行分類;對紙質檔案內容按移交清單(匯總材料清單)逐一進行清點,登記移交清單,并登記份數。

  (二)整理:按照一份案卷一檔的原則,對地名檔案進行整理,包括分揀、排序、編寫頁號、拆釘、粘貼、裝裱(修復)、蓋章、填寫檔案盒封皮等。

  (三)編檔號:每個案卷的所有文件材料,按照審批流程順序排列,每份文件應當用檔案紙套等有利于保管和利用的方式加以固定,并按排列順序依次裝入檔案盒保存。按要求對每卷業務檔案進行分類,按年度、保管期限在檔案材料清單右上角編(蓋)相應檔號,以方便檔案的查詢利用。

  (四)修(補)著錄:在核對紙質檔案的基礎上,核對數據著錄是否完整、著錄內容是否規范、準確,發現不合格的數據或在檔案系統中查詢不到相應數據的,應要求進行修改或補錄。

  (五)掃描:包括檔案袋掃描處理、圖像處理、二校處理、質檢、批量上載(傳)、合卷處理等環節。

  (六)總體檢查:檢查檔案實體與電子檔案管理系統數據原文圖像內容是否一致;檢查接收記錄與入庫記錄是否一致;檢查檔案整理、著錄、掃描、裝盒等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描、裝盒要求,是否符合檔案館進館要求。

  (七)入庫上架:辦理檔案移交手續,點數造冊核實后運往指定檔案庫房入庫,按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應的位置,并做箱柜指引,以方便查詢利用。

  (八)協助檔案管理工作:與檔案相關的其他工作。

  (九)加工場地,辦公桌椅及電腦、打印機由采購方提供。紙張、文具、檔案用品、完成檔案掃描加工服務所需的各種硬件設備(掃描儀、DVD光盤刻錄設備)、軟件等設備由中標方自行解決。

  三、項目要求

  (一)所有檔案需按照廣州市國家檔案館最新的進館檔案要求進行復查整理。

  (二)項目服務時間:9個月。

  (三)項目服務費用總預算70萬元人民幣,比選申請人報價不得高于此金額。

  (四)比選申請人中標后必須須嚴格遵守《中華人民共和國保密法》、《保密守則》以及《中華人民共和國檔案法》等有關規定,與采購人簽訂保密協議。檔案原件處理完成后必須立即原樣歸還,不得損壞和丟失檔案原件,不得以任何方式泄露檔案信息的內容,不得私自復制任何檔案文件,不得將復制的檔案文件偷帶出工作場所。不得泄漏工作中所接觸獲得的信息,須對項目相關數據等信息嚴格保密,不得外傳、不得泄密、不得利用項目數據為自己或第三方謀取利益。

  四、檔案整理要求

  1.檔案接收:接收到檔案應對實體紙質檔案按類別進行分類;對紙質檔案內容按移交清單(匯總材料清單)逐一進行清點,登記移交清單,并登記份數。

  2.整理:地名檔案按照個體地名一名一卷、時間順序的立卷,具體立卷裝訂順序包括:(1)命名批復;(2)發文呈批表;(3)發文呈批稿;(4)資料明細表;(5)命名申報表;(6)法定代表人證明書;(7)國有土地使用證;(8)建設用地批準書;(9)建設用地規劃許可證;(10)建設工程規劃許可證;(11)申請報告;(12)路牌設置表;(13)其他;(14)圖。

  3.修(補)著錄:在核對紙制檔案的基礎上,核對數據著錄是否完整、著錄內容是否規范、準確,發現不合格的數據或在檔案系統中查詢不到相應數據的,應要求進行修改或補錄。

  4.掃描:掃描格式應為jpg或者tiff格式,選用jpg格式需合成PDF交付,不少于300dpi分辨率,彩色為主,根據原件清晰程度,根據需要,彩色掃描,質量要求視覺清晰,頁面完整,不得漏頁,文件名采用采購人規定的格式,由于原件紙質較差,不允許采取連續進紙方式掃描,只能單張掃描。所涉及A3及以上幅面按比例折算成A4幅面,小于A4按A4算,項目結束后以實際頁數統計。具體要求如下:

  (1)掃描加工要求:利用計算機對掃描后形成的影像文件進行精細處理,包括旋轉、去黑邊、糾偏等修飾工作,具體操作如下:
    ① 紙質檔案的整理要求:掃描前,對檔案進行拆卷并整理,對不平整的檔案進行平整,對錯誤的問題進行修正(如錯碼、漏碼等)。檔案的頁碼不得出現錯頁、漏頁、頁次顛倒等現象,裝訂要符合國家相關裝訂標準。

  ② 紙張狀況較差,過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式,不得損壞紙質檔案。

  ③ 掃描時,應根據紙張質地、底色、薄厚程度等因素,設置最佳的掃描明暗度、對比度設置,保證原始掃描圖像效果與原件吻合。

  ④ 采用平板進紙方式掃描,盡量確保紙張掃描時放置端正,從而保證原始掃描圖像無歪斜,減少后期處理可能帶來的圖像失真。

  ⑤ 對于檔案中的“筒子頁”,應當平攤后進行整幅掃描。折子頁、圖紙、表格等應整頁掃描。超長頁進行分頁掃描后,要拼接成一頁。

  ⑥ 對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,褶皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

  ⑦ 掃描不得缺、漏、歪,整理不得亂、丟失、損壞。

  (2)圖像處理要求:掃描后的原始圖像需要進行優化處理,使得成品圖像清晰、端正。根據檔案掃描后的具體情況,要進行如下圖像處理:

  ① 圖像歪斜:采用自動或手動糾偏功能,調整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度,對方向不正確的圖像應進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。

  ② 圖像臟點、臟斑:對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程應遵循保持檔案原貌的原則。為了節省存儲空間,應圖像進行裁邊處理,去除多余白邊。

  5.數據掛接:將檔案掃描圖像和對應條目進行掛接,建立圖像文件與檔案條目的對應關系,并導入到電子檔案管理系統中,實現目錄數據、全文數據的自動檢索。

  6.數據備份:中標方必須保證檔案內容與檔案載體的安全,將掃描形成圖片文件及文件級目錄數據庫數據刻錄及硬盤存儲,光盤備份一份,硬盤備份兩份,全部移交給采購人,不得私自保留。

  7.總體檢查:檢查檔案實體與電子檔案管理系統數據原文圖像內容是否一致;檢查接收記錄與入庫記錄是否一致;檢查檔案整理、著錄、掃描、裝盒等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描、裝盒要求,是否符合檔案館進館要求。

  8.入庫上架:辦理檔案移交手續,點數造冊核實后運住指定檔案庫房入庫,按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應的位置,并做箱柜指引,以方便查詢利用。

  9.協助檔案管理工作:與檔案相關的其它工作。

  10.加工場地,辦公桌椅及電腦、打印機由采購方提供。紙張、文具、檔案用品、完成檔案掃描加工服務所需的各種硬件設備(掃描儀、DVD光盤刻設備)、軟件等設備等由中標方自行解決。

  五、報名條件

  (一)中華人民共和國境內注冊的獨立法人,具備所投項目服務的相關經營范圍或業務范圍,能夠提供專業的檔案整理、檔案數字化加工、電子檔案制作、檔案管理軟件錄入服務。

  (二)未被列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單。通過信用中國網站等渠道查詢相關主體信用記錄。

  (三)檔案整理及數字化工作人員均進行過專業知識培訓和保密培訓,主要檔案整理人員持有檔案管理部門頒發的檔案專業上崗證書和涉密從業證書。

  (四)本項目不接受聯合投標,不允許將項目分包或轉包。

  六、比選報名文件組成

  比選報名文件內容包括但不限于:

  (一)投標單位法人證書登記證書復印件(加蓋公章);

  (二)投標單位具備所投服務的相關經營范圍證明(提供帶有經營范圍的營業執照復印件或市場監督管理局網站截圖等證明材料,加蓋公章);

  (三)投標單位其他相關資質文件;

  (四)法定代表人授權委托書(委托書需列明委托事項、委托期限、被授權人姓名、身份證號碼,提供被授權人身份證復印件,法定代表人簽字,加蓋公章);

  (五)投標報價單含經費預算表(法定代表人簽字,加蓋公章);

  (六)項目實施方案;

  (七)《投標及履約承諾函》

  (八)其他相關資料(見評審辦法)。

  投標文件一式五份,整套材料需加蓋有騎縫,裝訂成冊并密封。

  七、比選方法

  (一)組建評選小組:由廣州市民政局相關部門不少于3名工作人員組成。

  (二)召開比選會議:由比選小組按照比選需求公布的評選標準、方法,結合比選人對項目需求的響應程度,客觀、公正地進行評審,評審過程由相關部門安排1名工作人員監督。

  (三)公示結果并簽訂合同:本項目以比選申請人的綜合評分第一名為中選方。比選結果通過相關渠道對外公告,公示時間為3個工作日。之后,根據公示情況發出中選通知書,并與中選單位簽訂合同。

  八、評審標準

  本次比選采用綜合評分法,以比選文件規定的條件為依據。評分比重如下:

評估因素

技術

商務

價格

比重

45﹪

35﹪

20﹪

分值

45

35

20

  (一)技術響應評分(滿分45分)

序號

評審因素

評分標準

分值(分)

1

對項目的理解及需求分析

根據對本項目的總體認識情況、對本項目中存在特殊性的認識的全面性、針對性進行打分

需求分析具體、準確、到位的,得5分;

對項目的理解不太準確,需求分析一般的,得3分;

對項目的理解不準確,需求分析不夠具體、準確、到位的,得1分。

無或其它不得分。

5

2

本項目的服務計劃和整體實施方案

包括但不限于服務計劃的時間安排、內容的計劃、方案實施的具體事項、對實施過程的各因素分析把握等:

計劃周全、實施性高、合理性、可行性強、對不可預見因素分析透徹10分;

計劃較為全面,實施性較高,具有一定合理性、可行性,對不可預見因素分析到位7分;

計劃詳細但不全面,實施性較好,具有一定合理性、可行性,能對不可預見因素進行分析4分;

計劃不全面,實時性、合理化、可行性一般,對不可預見因素分析不全面1分;

不提供不得分。

10

3

項目重點、難點分析及應對措施

對項目重點、難點分析透徹及應對措施合理的,得5分;

對項目重點、難點分析較透徹及應對措施較合理的,得3分;

對項目重點、難點分析一般透徹及應對措施大致合理的,得1分。

無或其它不得分。

5

4

質量控制和質量保證措施

包括但不限于項目在執行過程中需要服務的執行人、人員服務質量的控制、突發事件的執行及保障等:

有具體詳細的描述、可靠性高的質量控制措施,服務保障措施描述全面、可操作性強10分;

有較為具體、詳細的描述、質量控制措施可行性較高,服務保障措施描述較為全面、可操作性較強7分;

描述具體但不詳細、質量控制措施具有一定的可行性,服務保障措施描述不具體全面但具有一定的可操作性4分;

描述不夠具體、質量控制措施的可行性一般,服務保障措施描述完整但不全面、可操作性一般1分;

描述不完整、質量控制措施的可行性較差,服務保障措施描述不完整、不具可操作性0分。

10

5

后勤保障計劃及保密措施

檔案整理過程中后勤保障及整理過程中對檔案保密承諾及措施。

后勤保障計劃描述全面、可操作性強,有可靠性高的保密措施,10分;

后勤保障計劃描述較為具體、詳細,保密措施可操作性較強7分;

后勤保障計劃描述具體但不詳細,保密措施描述不具體全面但具有一定的可操作性4分;

后勤保障計劃描述不夠具體、可行性一般,保密措施描述完整但不全面、可操作性一般1分;

后勤保障計劃描述描述不完整、可行性較差,保密措施描述不完整、不具可操作性0分。

10

6

服務承諾(含服務期滿后)

服務承諾全面、具體、可行的,得5分;

服務承諾較全面、具體、可行的,得3分;

服務承諾較全面具體,具有一定可行性的,得1分;

服務承諾不夠全面、具體、可行的,得0.5分。

無或其它不得分。

5

  (二)商務響應評分(滿分35分)

序號

評審因素

評分標準

權重

1

同類項目經驗

具有承辦同類項目經驗2次以上的得15分,只有1次的得8分,沒有的不得分。

備注:

提供合同/協議/委托書/活動海報復印件作為證明資料,時間以合同/協議/委托書簽訂時間或活動海報標注為準,無或未按要求提供證明材料的不得分。

15

2

項目負責人情況

1. 項目負責人活動檔案上崗證或檔案業務培訓證書10年以上(含10年)的得4分;5年以上(含5年)-10年以下的得2分,5年以下的得1分

2. 具有單個金額30萬元以上同類項目管理經驗得3分

以上2項累計得分,提供報名截止日前三個月的通過比選申請人購買的社保養老證明、相關資格證書、項目管理經驗(提供項目合同關鍵信息,通過合同關鍵信息無法判斷是否得分的,可提供合同甲方出具證明文件),未提供證明或者不能有效證明的得0分。

7

3

擬投入本項目的工作人員情況

擬投入工作人員(不包括項目負責人)具備檔案上崗證或檔案業務培訓證書,滿足條件一個得3分,滿分6分

提供報名截止日前三個月的通過比選申請人購買的社保養老證明、相關資格證書,未提供證明或者不能有效證明的得0分。

6

4

比選申請人綜合實力情況

根據比選申請人的服務能力、履約能力、企業信譽等情況綜合打分

最優得7分,良得4分,中得2分,差不得分

7

  (三)價格合理性評分(滿分20分)

序號

評審因素

評分標準

權重

1

比選總報價

按比選總報價評分:價格分統一采用低價優先法計算,各有效比選申請人的比選總報價中,取最低者為評審基準價,其價格評分為100分,其他比選申請人的價格評分按照下列公式計算:

價格評分=(最低比選總報價÷比選總報價)×100分

20

  根據綜合得分,對比選申請人的綜合得分由高到低的排名順序確定一人為中標候選人。如綜合得分相同時,以投標報價低者優先。若綜合得分且投標報價相同的,以技術分高者優先。

  九、承辦費用及付款方式說明

  (一)比選申請人的報價應包含承接此項目所需的全部費用。由于比選申請人原因漏報的項目,均視為比選申請人已計取,并已包含在總報價中,采購方不予以追加;

  (二)本項目分三期付款,采購方分別于2020年度和2021年度付款給中選方。合同簽訂后的10個工作日內支付50%的項目費用;2020年底支付第二期項目經費,具體數額由采購方根據項目進度和質量情況確定;2021年支付第三期項目經費(即項目尾款)。中選方在按要求完成項目,并在采購方驗收通過后提出支付項目尾款要求。如因不可抗因素或臨時需要而致使項目需求發生調整變化的,在完成項目后按照實際費用結算,但總價格不得超過70萬元。

  十、遞交報名資料時間和地址

  (一)遞交報名資料時間:公告發布之日起5個工作日內。

  (二)遞交報名資料截止時間:2020年3月12日 18:30。

  (三)地址:廣州市越秀區西湖路99號1318室。

  (四)遞交方式:按密封保密方式,郵寄送達。

  十一、聯系方式

  聯系人:于園芮    

  聯系電話:83322105,傳真:83178758    

  地址:廣州市越秀區西湖路99號1318室


  附件:1.廣州市地名檔案立卷歸檔項目預算清單;

     2.投標及履約承諾函。


附件1

  廣州市地名檔案立卷歸檔項目預算清單

  根據對需要進館的地名檔案,以及地名普查檔案項目的整理、錄入、裝訂、裝盒、數字化掃描等工作量進行統計,詳細需求如下:

序號

項目名稱

項目內容

數量

1

檔案整理

(截至2018年地名檔案)檔案整理、補打頁碼、加蓋分類號,檔案盒外加蓋分類號,核查地名命名(更名/銷名)申請材料等

約10516卷

第一次全國地名普查成果冊整理

約100冊

地名卡片整理

約3700張

2

修(補)著錄

補錄截至2018年地名檔案卷內目錄

約52580條

3

地名檔案數字化

約10516卷業務檔案,約100冊地名普查成果冊進行分辨率≥300dpi掃描、圖片處理(去污、糾編等)、數據二次核對和備份

約1053000頁

地名卡片掃描

約3700張

4

總體檢查

檢查檔案實體與電子檔案數據內容的一致性;檢查檔案整理、著錄、掃描、裝盒等各工序是否符合檔案館進館要求。

2項

5

檔案進館其他事項

檔案封箱、打包、運輸、送至檔案館,并協助檔案館進行逐份清點,校對,并移交。

1批

6

提交分類方案一套

提交進館說明一套

移交清單一套


總價:700000元

  備注:以上為測算價,比選申請人可按預計項目費用進行報價,但不得高于此金額,我局最終以實際完成工作量結算費用。



附件2

  投標及履約承諾函

  致:廣州市民政局、廣州市區劃地名處

  我單位承諾:

  1.依法繳納稅收和社會保障資金。

  2.具備項目所必需的人員和專業技術能力。

  3.參加政府采購活動前三年內在經營活動中沒有重大違法記錄。

  4.對本項目所提供的服務未侵犯知識產權。

  5.參與該項目比選報名,嚴格遵守政府采購相關法律,投標做到誠實,不造假,不圍標、串標、陪標。如違反上述要求,其投標將作廢,被沒收投標保證金,被列入不良記錄名單并在網上曝光,同時將被提請政府采購監督管理部門給予一定年限內禁止參與政府采購活動或其他處罰。

  6.如果中標,做到守信,不偷工減料,依照本項目招標文件需求內容、簽署的采購合同及在投標中所作的一切承諾履約。項目驗收達到全部指標合格,力爭優良。

  7.我單位已認真閱讀本項目需求,我單位承諾按時遞交標書。

  8.我單位承諾不非法轉包或分包。

  以上承諾,如有違反,愿依照國家相關法律處理,并承擔由此給采購人帶來的損失。


                                項目名稱:

                                承諾比選申請人(蓋章):

                                單位地址:

                                法定代表人(簽章):

                                聯系電話:

                                日期:    年  月  日


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